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为虎添翼-资深行政文秘(秘书)助理综合能力训练

  • 开课时间: 2021年12月17日 周五 2021年12月18日 周六 查看最新上课时间
  • 开课城市: 北京
  • 培训时长:2天
  •  
  • 课程类别: 职业素养
  • 主讲老师:王老师(查看该老师更多课程)
  • 课程编号: 63017
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为虎添翼-资深行政文秘(秘书)助理综合能力训练其它上课时间:

培训对象:

3~5年以上工作经验的中高级秘书、助理以及行政、办公室人员。

培训内容:


课程背景:
你在公司是上司“身边”的人,看起来似乎冠冕堂皇,却不明确自己未来职业发展方向是什么?想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀?看着上司每日繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知如何下手?面对上司,却不知自己在他心目中的价值是多少?辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”?遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重?整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率?想快速提升行政管理能力,却苦于没有专项的培训课程?为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。
学员获益
1.明确行政管理必须掌握的各项专业知识
2.了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力
3.学会奠定非领导的“领导”地位
4.提升公文写作方法与技巧
5.策划和组织大型会议与活动
6.正确管理情绪与排解压力
授课方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练
课程时间:2天;12小时

课程大纲


一、办公室综合管理
1.办公室管理制度的建立与推行
大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别
如何制定具体的管理制度
2.办公室环境管理
办公环境常识:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调
5S管理
办公室布置原则
3.办公文档、办公设施与日常用品的管理
不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等
办公设备和公共设施的日常管理
文具等办公用品的采购和预算
固定资产管理
4.后勤岗位员工管理
前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志
5.公共关系管理
如何与媒体共舞
如何与政府沟通
面对突发事件的软处理与硬处理
二、时间管理与行政管理
测试:《你对时间的掌控程度》
如何理解时间?
时间的四大特性
4代时间管理理论
时间管理的本质是—自我管理!
时间杀手在哪里
案例:《任经理为什么时间不够用?》
时间管理的原则
帕累托原则(80、20法则)
优先矩阵原则
优先矩阵的陷阱与时间分配
行政管理中,对效益而言,效能、效率和勤恳哪个更重要?
关注效能,要事第一
关注效率,一次做对
关注勤恳,目标牵引
时间管理的具体实施
设定事项清单(设定目标)
排定优先顺序(来源于长期目标!)
时间安排(再次设定完成期限)
具体实施(提高效率)
效果检视(每晚回顾)
练习:《下周的行政工作安排》

三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1、DISC沟通风格及其优势和局限
诊断测试:《我是哪种沟通风格?》
DISC之D型:驾驭型/老虎型
DISC之I型:表达型/孔雀型
DISC之S型:亲和型/考拉型
DISC之C型:分析型/猫头鹰型
案例:《在期限内发送重要文件》
2、分析及总结四种风格沟通策略
小组讨论:《如何与不同风格的人沟通》
3、如何成为上司的“贴心小棉袄”
只有懂领导才能帮领导
如何取得上司的信任
正确领悟上司的意思
如何巧妙地提出建议
多领导的沟通技巧
4、多维度沟通技巧
如何与同事沟通
如何与客户沟通
如何与下属沟通
四、实用公文写作
1.公文写作概述
公文的类别和行文关系
公文写作四大原则
公文写作六大步骤
公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等
2.企业常用公文的写作
通知
请示与报告
批复

会议纪要
工作总结
工作计划
演讲稿
3.简洁有效地使用电子邮件
书写原则
书写技巧:发送对象、标题、内容、签名栏
电子邮件沟通礼仪
4.制作专业的工作简报(PPT)
明确目标、分析听众
设定逻辑:金字塔写作原则
如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩
演示PPT:开场白和结束语
巧妙帮助上司熟悉PPT
五、有效的会议/活动管理
1.导致会议低效的原因
2.高效会议的策划、组织与管理
所有的会议均以目标为核心
会议的节点管理:会前准备;会中协助;会后跟进
3.如何成为优秀的会议主持人
把控好会议的三个阶段:开始;进行;收尾
如何应对会议中发生的意外
如何对付与会群体中的“刺儿头”
4.项目性活动的管理
项目管理内容
大型活动的关键节点控制
常规活动如何推陈出新
六、情绪与压力管理
1.如何提高自我情绪觉察力
辨识自己的情绪
先处理心情,再处理事情
2.如何处理工作上的负面情绪
愤怒管理的秘诀
你的压力指数是多少
如何管理压力
3.遇到挫折,如何自我激励
如何建立乐观思维
七、商务接待与餐饮礼仪
1、专业的接待态度:待客三声和礼貌三到
2、招呼技巧:微笑、点头、鞠躬和等待时的应对
案例:《低三下四的奥巴马》
情景演练:《公司走廊上遇到客户时...》
3、介绍时的原则
4、握手技巧:谁先伸手?
A.握手的次序和要领
B.握手的禁忌
交换名片:名片的印制、索取和接受
情景演练:《递接名片错在哪儿?》
行进、楼梯、电梯、乘车的礼仪
A.行进间的前后上下
B.乘坐电梯是先进后出还是后进后出?
C.轿车、越野车、商务车的位次排列
情景演练:《乘车》
送客:送到哪里由什么决定?
8、拜访:
A.合宜的时间和基本的礼节
B.拜访前、中、后的注意事项
情景演练:《客户拜访招商经理》
馈赠的礼仪:纪念性、独特性、宣传性、时尚性、便携性
讨论:《最好的礼品》
位次礼仪
政府机关位次
国际交往位次
接待中的座次
会议会见位次
签约仪式位次
合影留念位次
中式餐饮
A.请客吃饭的艺术:从吃饱到吃文化
B.桌位:尊位
C.点菜:谁来点?先点啥?
D.上菜顺序:主菜/硬菜的位置
E.餐桌禁忌
F.敬茶:从白茶到普洱;从洗茶到奉茶
案例:从《宴请东北客户》谈宴请要素和宴请程序
八、结束语
1.分享与回顾
2.行动计划

课程主讲


王老师老师商务礼仪专家
行政管理训练专家
福建省礼仪协会理事
DISC认证讲师/测评师
厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家
厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
16年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国)行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国)总裁办公室主任、资深讲师,获“最佳讲师”称号
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王老师老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。

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